يشير سير العمل (Workflow) إلى التسلسل المنظم للمهام أو المعلومات أو المستندات أثناء انتقالها عبر عملية تجارية. وهو يحدد المسار والإجراءات المحددة التي يتبعها العمل من البداية إلى النهاية، مما يضمن معالجة الأنشطة بطريقة منظمة ومنطقية من قبل المشاركين المعنيين.
تعمل هذه الأنظمة من خلال أتمتة الخطوات المتكررة وإدارة تدفق البيانات بين مختلف المستخدمين أو الأقسام. ومن خلال استخدام محركات العمليات وأدوات التصميم الرسومي، يمكن للمؤسسات تحديد أدوار واضحة، وتتبع سجل المستندات، ومراقبة حالة المهام في الوقت الفعلي. تساعد هذه الأتمتة في القضاء على الاختناقات اليدوية وتقليل احتمالية الخطأ البشري أثناء العمليات المعقدة.
على سبيل المثال، قد تستخدم شركة ما نظام سير عمل لإدارة تقارير النفقات. فعندما يقدم الموظف مستنداً، يقوم البرنامج تلقائياً بتوجيهه إلى المدير المختص للموافقة عليه بناءً على قواعد محددة مسبقاً. ثم يرسل النظام إشعارات إلى الأطراف المعنية، ويتتبع سجل الموافقة، ويؤرشف السجل النهائي، مما يضمن بقاء العملية بأكملها فعالة وشفافة.