سجل المساهمين هو السجل القانوني الرسمي الذي يتتبع الملاك النشطين لأسهم الشركة. ويُعد وثيقة مؤسسية أساسية تحدد هوية كل مساهم حالي، وعنوانه الفعلي، وعدد الأسهم المحددة التي يمتلكها. وعلى الرغم من الإشارة إليه غالباً باسم قائمة المساهمين في الولايات المتحدة، إلا أن هذا السجل يعد متطلباً إلزامياً في العديد من الولايات القضائية للحفاظ على بيانات دقيقة للملكية.
تعمل هذه الوثيقة من خلال التحديث المستمر لحالة جميع الأسهم المصدرة لتعكس الملكية الحالية. وبالإضافة إلى معلومات الاتصال الأساسية، قد يتضمن السجل تفاصيل مثل السعر المدفوع مقابل الأسهم، ومهنة المساهم، وأي قيود محددة تتعلق بنقل تلك الأسهم. وهو بمثابة المصدر الموثوق للتحقق من حقوق المساهمين وضمان بقاء الشركة ممتثلة للالتزامات التنظيمية.
من الناحية العملية، تستخدم الشركات هذا السجل للمهام الإدارية الأساسية، مثل توزيع أرباح الأسهم، وإرسال مواد التوكيل بالبريد، وإدارة التقارير الضريبية. على سبيل المثال، عندما تستعد شركة لاجتماع عام سنوي، فإنها تعتمد على السجل لتحديد الأفراد المؤهلين للتصويت. ومن خلال الاحتفاظ بسجل دقيق وشفاف، تضمن الشركة توجيه جميع إجراءات واتصالات الشركة إلى الملاك القانونيين الصحيحين.