التكاليف القابلة للاسترداد هي نفقات متعلقة بالعمل يدفعها الموظف مقدماً من أمواله الشخصية، وتقوم الشركة بسدادها له لاحقاً. تُعتبر هذه النفقات عموماً عادية وضرورية لأداء مهام الوظيفة. وفي حال عدم قيام الشركة بتوفير التعويض، قد يتمكن الموظف أحياناً من المطالبة بهذه التكاليف كخصومات ضريبية.
للحصول على السداد، يتعين على الموظفين عادةً اتباع سياسة الشركة من خلال توثيق إنفاقهم وتقديم إثبات الشراء. وغالباً ما يتضمن ذلك تقديم إيصالات أو سجلات مفصلة إلى قسم المحاسبة. تشمل الأمثلة الشائعة شراء المستلزمات المكتبية مثل الورق أو الحبر، أو دفع تكاليف السفر، أو تغطية رسوم الإنترنت أثناء العمل عن بُعد.
على سبيل المثال، إذا استخدم مندوب مبيعات سيارته الشخصية لزيارة العملاء، فإن الأموال التي يتم إنفاقها على الوقود أو التآكل الناتج عن المسافة المقطوعة غالباً ما تكون مؤهلة للاسترداد. يقوم الموظف بتتبع هذه التكاليف وتقديم الوثائق إلى صاحب العمل. وبمجرد الموافقة عليها، تغطي الشركة النفقات، مما يسمح للعمل التجاري بخصم المبلغ كتكلفة تجارية مشروعة.