شهادة شاغلي المناصب هي وثيقة مؤسسية رسمية تحدد هوية المديرين والمسؤولين الحاليين وبعض المساهمين الرئيسيين في كيان تجاري. وتعمل كسجل رسمي للتحقق من هويات ومناصب الأفراد الذين يتمتعون بصلاحيات داخل الشركة، مما يضمن أن الأشخاص الذين يتصرفون نيابة عن الشركة مفوضون قانوناً للقيام بذلك.
تعمل هذه الوثيقة كأداة تحقق للأطراف الخارجية، مثل البنوك أو الكيانات القانونية، لتأكيد شرعية قيادة الشركة. فعندما تبدأ شركة في إجراء معاملة كبرى أو تتقدم بطلب لفتح حساب مصرفي جديد، قد تطلب المؤسسة هذه الشهادة لتحديد من يملك بالضبط السلطة القانونية لإلزام الشركة باتفاقيات تعاقدية ملزمة.
على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تتقدم بطلب للحصول على إعانات حكومية أو تدخل في شراكة مهمة، فقد يطلب محامٍ أو مؤسسة مالية شهادة شاغلي المناصب للتحقق من سلطة المسؤولين الموقعين. وعلى الرغم من أن الوثيقة لا تنتهي صلاحيتها من الناحية الفنية، إلا أنه من الممارسات المعتادة تقديم نسخة لا يتجاوز تاريخ إصدارها ثلاثة أشهر لضمان بقاء المعلومات محدثة ودقيقة.