المحاسبة على أساس نقدي هي طريقة مباشرة لتسجيل المعاملات المالية، حيث يتم الاعتراف بالإيرادات والمصروفات فقط عند تبادل النقد فعلياً. وعلى عكس المحاسبة على أساس الاستحقاق، التي تتبع الدخل عند اكتسابه والالتزامات عند تكبدها، تركز هذه الطريقة حصرياً على الحركة الفعلية للأموال داخل أو خارج حساب الشركة.
يعمل هذا النظام من خلال توثيق المعاملات في اللحظة الدقيقة التي يتم فيها استلام الدفع أو تسوية الفاتورة. ونظراً لاعتماده على التدفق النقدي الفعلي بدلاً من الالتزامات، فإنه يعتبر عموماً أبسط وأقل تكلفة من حيث الإدارة مقارنة بمعايير المحاسبة الأكثر تعقيداً. وغالباً ما يستخدمه التجار الأفراد والشركات الصغيرة لإدارة تقاريرهم الضريبية ومسك الدفاتر اليومي.
على سبيل المثال، إذا أكملت شركة خدمة في ديسمبر ولكنها لم تتلق الدفع حتى يناير، يتم تسجيل الدخل في دفاتر شهر يناير بموجب هذه الطريقة. ورغم سهولة إدارة هذا النهج، إلا أنه قد يقدم أحياناً صورة مضللة عن الوضع المالي للشركة، حيث قد يظهر تقلبات كبيرة في الأرباح بناءً فقط على توقيت المدفوعات بدلاً من الأداء الفعلي للشركة.