يشير المكتب الخلفي إلى الإدارات الإدارية والداعمة داخل الشركة التي لا تتعامل مباشرة مع العملاء. فبينما تركز فرق المكتب الأمامي على المبيعات وخدمة العملاء، يعمل المكتب الخلفي خلف الكواليس لضمان سير عمل الشركة بسلاسة. وتعد هذه الأدوار ضرورية للحفاظ على البنية التحتية الداخلية للعمل، لا سيما في قطاع الخدمات المالية.
تتولى هذه الإدارات مسؤولية إنهاء المعاملات التي يبدأها المكتب الأمامي. وتشمل وظائفها الأساسية مقاصة الصفقات، وتعليمات التسوية، والامتثال التنظيمي، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات. ومن خلال التعامل مع حفظ السجلات والمهام الإدارية، يوفر المكتب الخلفي الدعم اللازم للتحقق من أنشطة الأعمال التي يولدها الموظفون الذين يتعاملون مع العملاء وإتمامها.
على سبيل المثال، عندما تنفذ شركة مالية صفقة ما، يتولى المكتب الأمامي علاقة العميل، ولكن يجب على المكتب الخلفي تأكيد تفاصيل المعاملة مع الطرف المقابل. وهم يضمنون دقة عملية التسوية وتحديث جميع السجلات بشكل صحيح. ونظراً لأن هذه العمليات تُعتبر مركز تكلفة بدلاً من كونها مصدراً للإيرادات، غالباً ما تعمل الشركات على إدارة هذه الفرق لزيادة الكفاءة إلى أقصى حد.