خطة النفقات الخاضعة للمساءلة هي إجراء رسمي يستخدمه أصحاب العمل لتعويض الموظفين عن نفقات العمل التي دفعوها من أموالهم الخاصة على أساس معفى من الضرائب. عندما تستوفي هذه التعويضات معايير محددة وضعتها مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، يتم استبعاد هذه المدفوعات من إجمالي دخل الموظف، مما يعني أنها لا تخضع لاقتطاع ضريبة الدخل أو الإبلاغ عنها في نموذج W-2.
لكي تكون النفقات مؤهلة، يجب أن تكون مرتبطة مباشرة بأنشطة العمل، ويجب على الموظف تقديم وثائق كافية لإثبات التكاليف. علاوة على ذلك، يجب إعادة أي أموال مقدمة للموظف تتجاوز النفقات الفعلية المتكبدة إلى صاحب العمل في غضون 120 يوماً من تاريخ الصرف الأصلي. يتمتع أصحاب العمل بالمرونة في تطبيق متطلبات داخلية أكثر صرامة من تلك التي تفرضها مصلحة الضرائب.
إذا فشلت سياسة التعويض في تلبية هذه المعايير، يتم تصنيفها كخطة غير خاضعة للمساءلة. وفي مثل هذه الحالات، تُعامل المدفوعات كتعويض خاضع للضريبة. على سبيل المثال، إذا حصل الموظف على بدل سفر مقطوع دون الحاجة إلى تقديم إيصالات أو إعادة الأموال غير المستخدمة، فإن هذه الأموال تُعتبر جزءاً من أجور الموظف الخاضعة للضريبة ويجب الإبلاغ عنها وفقاً لذلك.